В одном из своих исследований компания «Административный ресурс» задалась вопросом: развита ли культура оффбординга в белорусских компаниях? По результатам выяснилось, что 88% участников считают, что культура оффбординга не развита. Примечательно, что ответы оказались близки к мнению 71% респондентов из разных стран, которые также считают, что в их компаниях процесс оффбординга не организован.
Среднестатистическая продолжительность трудовых отношений в современном мире — 2-5 лет. Умение завершать рабочие отношения с сотрудником «экологично» в равной степени важно для развития бренда компании и формирования ее репутации, как найм или онбординг. В нюансах работы оффбординга мы поговорили с нашим экспертом, Аллой Исаевой, учредителем консалтинговой компании «Административный ресурс».
«Тема непростая, «деликатная». Компании не любят распространяться о текучести кадров и причинах увольнения сотрудников. Процесс расставания все еще остается игнорируемой частью жизненного цикла сотрудника в компании», — говорит Алла Исаева, учредитель консалтинговой компании «Административный ресурс».
- Как же расстаться на позитивной ноте?
- Подготовьтесь к разговору об увольнении
- Решение сотрудника уволиться по собственному желанию, даже, если это тот, кого не хочется терять, нужно понять и принять
- Объясните процедуру увольнения пошагово
- Создайте план передачи дел
- Проведите exit-интервью
- Разработайте exit-анкету (опросник)
- Предложите реферальную поддержку
- Оставьте дверь открытой
Как же расстаться на позитивной ноте?
Увольнение — это всегда эмоционально затратный процесс, расстаетесь вы с сотрудником по своему решению или это его желание. Коллектив компании тоже рефлексирует по поводу ухода коллеги. Организованный процесс оффбординга позволяет конструктивно подойти к завершению трудовых отношений, выбрать алгоритм действий в зависимости от конкретного кейса, минимизировать возможные негативные моменты процесса увольнения и обозначить перспективу отношений с бывшим сотрудником в дальнейшем.
Подготовьтесь к разговору об увольнении
Такой разговор — стресс не только для сотрудника, но и для менеджмента. Услышав об увольнении, одни сотрудники начинают сильно расстраиваться, а другие впадают в агрессию. Позвольте выплеснуть эмоции. Ведите разговор в позитивном, конструктивном ключе. Разрешите сотруднику часть рабочего времени уделить поиску работы или предложите помощь HR-отдела, если у компании есть ресурсы. Для уверенного и правильного ведения такого разговора менеджменту поможет тренинг конструктивного поведения в конфликтных ситуациях.
Решение сотрудника уволиться по собственному желанию, даже, если это тот, кого не хочется терять, нужно понять и принять
Договоритесь о сроках увольнения. Производственная необходимость может требовать от работника завершить начатые проекты или найти себе замену, но всегда такие условия нужно обсуждать и оговаривать с позиции уважения интересов всех участников.
Объясните процедуру увольнения пошагово
У каждой компании может быть свой «райдер» того, какое оборудование или документы сдать, какие дела передать, в каких документах подписаться и т.п. Сообщите сотруднику контактное ответственное лицо, к кому обращаться за помощью и консультацией по процедуре.
Необходимо контролировать доступ уходящего сотрудника к конфиденциальной информации, чтобы предотвратить возможные случаи утечки коммерческих тайн или конфиденциальных данных компании.
Создайте план передачи дел
Разработайте план встреч или рабочих консультаций, который поможет уходящему сотруднику плавно передать свои обязанности и знания коллегам. Это не только обеспечит бесперебойность работы после ухода сотрудника, но и позволит ему чувствовать себя важным до последнего дня работы.
Проведите exit-интервью
Exit-интервью позволяет выяснить причины увольнения, выявить возможные проблемные зоны в компании, понять конкурентность предложения компании. Информацию целесообразно использовать для внесения изменений в политику найма и удержания персонала.
По статистике, 98% сотрудников верят в то, что обратная связь о работе в компании во время exit-интервью очень важна и полезна для менеджмента. Люди более искренне и смелее делятся с тем, как им работалось в компании, на моменте увольнения, чем во время работы.
К exit-интервью нужно подготовиться, чтобы человек понимал, что это не пустая формальность.
Разработайте exit-анкету (опросник)
Во время встречи делайте пометки, чтобы в дальнейшем вернуться к записям для уточнения нужной информации.
Если вы расстаетесь с сотрудником мирно, порядок вопросов не важен. Но, если сотрудник уходит тяжело, необходимо закончить беседу на позитивной ноте. Спросите его, что хорошего было в работе, поделитесь своим мнением о его вкладе в работу компании, поблагодарите его. Позаботьтесь, чтобы сотрудник уходил с мыслью, что хорошее, действительно, было.
Предложите реферальную поддержку
Увольняется ли сотрудник сам или по инициативе руководства, сопроводительные рекомендательные письма всегда уместны. Предложите свою поддержку и помощь в этом вопросе.
Сообщите коллективу об увольнении коллеги. Уход коллеги может расстроить других сотрудников, вызвать опасения за свое положение, породить ненужные предположения. Чтобы коллектив не терялся в догадках, сообщите новость на общей встрече. Можно устроить корпоративный чай-кофе или обед, который поможет сгладить негативные ощущения от ухода коллеги . Если принято подарить уходящему exit pack (например, памятный набор мерча компании или сувенир) — отлично.
Оставьте дверь открытой
После увольнения сотрудника, поддерживайте с ним отношения. Бывшие сотрудники оценят возможность обратиться к вам за помощью или поддержкой, да и сами могут быть полезными компании: стать лояльными клиентами или партнерами, посланниками бренда и продукции бывшего работодателя или рекомендовать специалистов в компанию.
Не редкость, когда бывшие сотрудники возвращаются в компанию спустя время, но уже в новом статусе и с новым опытом. Поддержите этот процесс, создавая условия для интеграции «бумерангов» в команду и обеспечивая им поддержку в процессе адаптации.
Сотрудники-бумеранги — эффективный инструмент в политике рекрутинга и стратегии создания сильного бренда. Компания экономит время, деньги и усилия HR-отдела на поиск кандидатов и приобретает репутацию такого бренда, корпоративная культура и условия труда которого привлекательны настолько, что бывшие работники стремятся снова стать частью команды.
«Оффбординг – подведение итогов сотрудничества компании и сотрудника. Культура «уважительного увольнения» создает среду, где сотрудник чувствует себя ценным и значимым, где сохраняется диалог даже после завершения трудовых отношений, где создается основа для профессионального взаимодействия в новых условиях. Формирование культуры оффбординга требует системного подхода и планирования. Наша компания оказывает консалтинговую поддержку, предлагает инструменты и методики, которые позволяют получить квалифицированную подготовку в ведении эффективных exit-интервью, переговоров и в решении конфликтных ситуаций.», — говорит Алла Исаева.
Постскриптум
Увольнение не случается в один момент. Решению расстаться с компанией предшествуют изменения в работе, настроении, вовлеченности сотрудника и так далее. Удержание сотрудников и создание эффективной команды — задача руководства бизнеса, но в первую очередь специалиста или специалистов компании, отвечающих за выстраивание внутренних HR-процессов.
«Действуйте на опережение. Наблюдайте за настроением сотрудников, отмечайте и анализируйте происходящие перемены. Делать это можно с помощью анкетирования и/или индивидуальных встреч», — подчеркивает Алла Исаева.
Например, у сотрудника снизилась продуктивность и степень вовлеченности. Выясните, в чем причина. Если ухудшение в работе связано с перестройкой бизнес-процессов, тогда подумайте о дополнительном обучении, перераспределении нагрузки или переводе на другой функционал.
Если вы понимаете, что причина в отношении человека к своим обязанностям (выгорание, потеря интереса, личные обстоятельства и т.п.), предложите помощь в решении проблемы и оговорите «испытательный срок» для изменений к лучшему. Когда из-за отсутствия прогресса в работе вы сообщите сотруднику об увольнении, для него «эта новость» уже не будет неожиданной.
Важно помнить, что своевременная реакция и поддержка могут не только предотвратить увольнение, но и повысить лояльность сотрудников к компании. Ваши усилия по созданию благоприятной рабочей атмосферы и поддержке сотрудников в трудные моменты окупятся сторицей, улучшая общую производительность и стабильность коллектива.
