Время — это наш самый ценный и невосполнимый ресурс, и мы должны уметь распоряжаться им максимально эффективно. Управление временем помогает нам определить приоритеты, организовать работу, сократить отвлекающие факторы и повысить продуктивность. Также управление временем помогает снизить уровень стресса, провести границу между рабочим и личным временем. Существует много методов и стратегий, чтобы сократить отвлекающие факторы и повысить продуктивность. Эксперт издания ExpertNEWS.pro Алла Исаева, учредитель консалтинговой компании «Административный ресурс», поделилась с нами некоторыми методиками управления временем.
Случай из практики 1. За последний год компания XYZ Tech Solutions перестроила бизнес-процессы, расширила спектр предлагаемых услуг и приобрела новых клиентов. Изменения привели к тому, что существующей команде приходится выдерживать все более жесткие сроки реализации проектов и соответствовать ожиданиям клиентов. ИТ-компания гордится своей приверженностью к разработке инновационных решений, однако эта приверженность часто приводит к тому, что сотрудники работают сверх нормы, перегружены работой, теряют мотивацию, находятся в состоянии постоянного стресса, затягивают выполнение заказов и пытаются уложиться в срок в последнюю минуту.
Случай из практики 2. Анна — талантливый бизнес-аналитик, работающий в компании ABC около года. При собеседовании и приеме на работу она получила отличную рекомендацию и произвела впечатление профессиональными навыками и умением решать проблемы. Однако в последние несколько месяцев коллеги и руководители заметили, что Анна постоянно затягивает выполнение задач и не соблюдает сроки выполнения проектов. Это сказывается не только на качестве работе Анны, но и всей проектной группы. Анна пребывает в стрессовом, демотивированном состоянии, но сосредоточиться и спланировать работу не может Невыполненные обязательства и перенесенные даты сдачи заказов подрывают репутацию компании в глазах партнеров и мешают достигать поставленных целей.
«Если ваша команда работает «как часы», то, возможно, это не ваша тема. Если же ситуации отзываются, и есть желание минимизировать или исключить вероятность подобного в компании, мы готовы помочь снизить риски и выстроить «работающую» систему управления временем», — говорит эксперт.
РАЗВИВАЕМ НАВЫК ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В КОМАНДЕ ЗА 10 ПОДХОДОВ
Все истории объединяет проблема планирования рабочего времени отдельно взятого человека или команды. Несмотря на то, что сегодня почти каждый кандидат указывает в резюме владение навыком тайм-менеджмента, по статистике, только 18% работников владеют системой управления временем. В результате, 51% рабочего дня используется неэффективно, что ведет к потере продуктивности, эмоциональному выгоранию, кризисам в коллективе, репутационным рискам и финансовым потерям компании.
Развить навык тайм-менеджмента — умение сочетать планирование и расстановку приоритетов для максимально эффективного использования времени в достижении поставленных целей – помогают тематические корпоративные тренинги и индивидуальные практики.
Не существует универсального алгоритма формирования навыка, но есть ключевые элементы, без которых сложно развить умение «управлять временем».
Расстановка приоритетов. Определяем, к каким задачам приступить незамедлительно, какие отложить на потом, а какие делегировать или отменить. Здесь полезна «Матрица Эйзенхауэра», Закон Парето или «Метод ABC».
- Матрица Эйзенхауэра. Суть подхода в том, что задачи распределяются в приоритетности: а) если задача срочная и важная, выполняйте в первую очередь; в) если задача важна, но не срочна, запланируйте на потом; г) если задача срочная, но не столь важная, делегируйте или передайте на аутсорсинг; д) если задача не срочная и не важная, не делайте вообще.
- Закон Парето или Принцип 80/20. Закон Парето гласит: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». Определяем, какие задачи влияют на ключевые показатели эффективности и организационные цели больше всего, и решаем их в первую очередь.
- Метод ABC. Измеряем важность задач и ранжируем по категориям. Категория «А» — задачи, которые требуют срочного выполнения или считаются очень важными для организации. Задачи, которые важны в долгосрочной перспективе, но не сразу, оцениваются на «B». Задачи, которые было бы полезно выполнить, но они мало что изменят в достижении главных целей, попадают в категорию «C». Посвящаем бОльшую часть дня выполнению задач категории «А». После их завершения переходим к задачам категории «В». Задачи, оцениваемые на «С», планируем на свободное время.
Аудит рабочего времени. Этот подход сродни подходу ежедневного составлению бюджета или трат. Учитываем, сколько времени тратим на выполняемые процессы в течение рабочего дня, анализируем и видим, сколько в среднем занимают те или иные виды работы. Есть понимание того, что успеваем сделать в течение дня. Метод профессора А. Любищева – наглядный пример эффективности подхода.
Временные слоты. Выделяем, фиксируем время для задач, которые запланировали выполнить в конкретный день. Такая стратегия известна как «таймбоксинг». Таймбоксинг можно организовать разными способами, например, «методом помидора» или «правилом 52/17». Независимо от того, какую технику выбираем, чтобы подход работал, необходимо по истечении отведенного времени на конкретную задачу прекратить работу над ней.
- Метод помидора. Работаем над приоритетной задачей 25 минут, после чего делаем 5-минутный перерыв. После четырех циклов делаем 15-30-минутный перерыв.
- Правило 52/17. Правило 52/17 предполагает 52 минуты сосредоточенной работы и 17 минут полного отдыха и восстановления сил. Повторяем цикл.
Группировка похожих задач. Чтобы не отвлекаться от работы на одном участке, группируем вместе схожие задачи. Сосредотачиваемся на поставленной задаче до завершения или до истечения отведенного времени, а затем переходим к следующему виду деятельности. Частая смена задач приводит к потере темпа и снижению производительности.
Начало работы с самой сложной задачи или метод «лягушка». Определяем задачу, которую меньше всего хочется выполнять, и решаем ее. Сделав в первую очередь самое сложное задание («лягушку»), приступаем к «закрытию» более простых дел.
Настройка потока деловой корреспонденции. Постоянные электронных писем, сообщения в мессенджерах, телефонные звонки отнимает незапланированное на это время даже у самого организованного человека. Определяем важность сообщений и звонков и приоритетность, кому и когда ответить. Для проверки электронной почты планируем определенное время в рабочем графике. Придерживаемся этого правила и не уделяем внимание электронной почте в другие часы дня. Удаляем или архивируем каждое сообщение после его прочтения, если на него не нужно отвечать. Для входящих писем, которые накопились и не были прочитаны, устанавливаем дату «банкротства электронной почты». Архивируем всю корреспонденцию, полученную ранее этой даты: освобождаем ящик входящих писем, но имеем архив на случай, если вдруг что-то понадобится.
Оптимизация времени для рабочих собраний и деловых встреч. Придерживаемся повестки встречи и не превышаем временные лимиты. Если позволяет ситуация, отказываемся от офлайн собраний в пользу онлайн общения или постановки задачи в программе управления проектами (например, Slack). Используем инструменты для транскрибации аудио записей (например, Whisper JAX) и делимся содержанием встреч с сотрудниками, которым информация будет полезна, но присутствие на собрании факультативно. Выделяем для команды «тихий день» в неделе, когда никто не назначает деловые встречи. Каждый сотрудник концентрируется на индивидуальных задачах без отвлекающих факторов.
Правило «одной минуты». Практикуем «правило одной минуты» и решаем задачи, выполнение которых требует минимум времени. Быстрая реализация экономит время на планировании, снижает вероятность прокрастинации и сокращает список дел.
Умение говорить «нет». Понимание собственных приоритетов, возможностей и ограничений помогает научиться говорить «нет». Не спешим делать всё, чем озадачивают. Аргументируем отказ. Предлагаем альтернативное решение вопроса.
Оптимизация и автоматизация задач. Настраиваем автоматические ответы на электронные письма, создаем шаблоны «холодной» рассылки, привлекаем искусственный интеллект (ИИ) для выполнения отдельных рабочих задач, оптимизируем бизнес-процессы, например, Битрикс.
«Навык тайм-менеджмента осваивается и оттачивается в соответствии с потребностями и способностями сотрудника или команды. Выбор стратегий и методик тоже индивидуален. Если хотите решить проблему неэффективного управления временем в бизнесе и конкретно в вашей компании есть такая потребность, то это требует индивидуального анализа. У нас в компании «Административный ресурс» мы разрабатываем авторские корпоративные тренинги по тайм-менеджменту с комплексным подходом и индивидуальной работой», — резюмировала эксперт.
